Google試算表出貨銷貨單範本 讓你快速一次完成五份出貨單

這是從上回「怎麼在 Excel裡面製作下拉選單 附上出貨銷貨單範本」繼續延伸的範本,不過這次出貨銷貨單範本我把它做得更快速一點,讓你可以一次完成五份出貨單和地址列印喔!

這次我也不再使用 Excel了,改用 Google試算表,編輯起來也非常方便又快速!如果你也想要嘗試用用看,可以先從下面這個網址複製一份銷貨單範本給自己,然後看看如何快速完成五份吧!

一、取得一份 Sid的出貨銷貨單範本

連結:出貨銷貨單範本

點選上面的連結後,按一下 Google試算表工具列的「檔案 > 建立副本 」,這樣你就會獲得一份出貨銷貨單範本的檔案囉!

當然你要把它下載成 Excel也是可以在電腦用的啦!只是放在 Google雲端上面也不怕不見或電腦壞掉,還可以隨時存取使用就是了。

二、使用簡介

建立副本完成後,會看到下面有非常多工作表,由左至右一項一項介紹

1. 公司資訊

在這個工作表中填入的資訊,將會顯示在出貨單上。列了幾個基本項目,包含:公司名稱、地址、電話、電子郵件,請在紅色文字的地方填入這些資訊,最後就會直接幫你填在出貨銷貨單上囉!如果你有不想要顯示的資訊,例如電子郵件,那就留下空格就好。

2. 結帳資訊

這個工作表可以依照你的需求填寫,目前概略列了幾個項目,你都可以自由填入。訂單型態和結帳日通常公司都是固定的幾個項目,因此你可以填入常用的資訊,最後會顯示在出貨單上讓你用選單的方式依照個別客戶做選擇。

3. 產品名稱

這邊提供了 20個產品項目,要更多當然是可以的,但是更多其實也不好用選單選擇,如果你只有 20個項目以內要銷售的話,這會非常方便使用。將你的產品名稱一列輸入一個最後就可以在出貨單上面做選擇。不需要這麼多的話,把多的文字刪除即可。

4. 銷售人員

如果出貨單上需要註明不同的業務人員或是負責這筆訂單出貨的人員,可以在這裡輸入,同樣在最後的銷貨單上可以做選擇。

5. 顧客資訊

這裡就是重點啦!

列 1 的訂單編號、銷售日期、銷貨單列印日期、客戶名稱、聯絡人、統一編號、電話、送貨地址、發票號碼應該都非常清楚,不需要特別解釋,只要把你的客戶資訊依序填入就可以了。

A1行的銷貨單_1 ~ 5 對應的就是後面的工作表,所以一次填入五項資訊後,五張出貨單就完成 50%啦!(後面還有產品資訊要寫啦)

至於為什麼是五份,和產品名稱一樣,再多我覺得也不好管理和製作而已。一次五份也夠快了吧!

6. 地址列印表

如果你物流的單位可以接受自行列印的運單資訊,那當你填好顧客資訊後,這裡也都幫你完成啦!如果你是拿去郵局寄,這張印出來裁好貼上去就可以啦!

7. 銷貨單_1 ~ 銷貨單_5

這邊就是即將製作完成的銷貨單啦!你可以看到剛剛填的顧客資訊會在這裡變動,譬如你可以動手修改顧客資訊中的某一個欄位再切回來,就可以發現全自動囉!

在這裡你需要做的是選擇 a.銷售人員 b.訂單型態 c.結帳日 d. 產品名稱

接著把數量和單價填好,後面會自動幫你計算金額。

出貨單就完成囉!

三、列印出貨單和運單

都填好了嗎?要列印也非常簡單喔!按一下「檔案 > 列印」

右邊的列印選項

1. 列印 選擇 工作簿

2. 所選範圍選擇 地址列印表 和 銷貨單_1 ~ 銷貨單_5

3. 紙張大小 A4 (這份出貨單是以 A4的尺寸製作的)

4. 頁面方向 縱向

5. 格式設定 取消勾選 顯示格線和顯示附註

左邊的預覽看看是不是都正確了,然後按下「下一步」開始列印吧!

四、儲存個別出貨單

目前沒有特別方便的儲存方式,所以你可以在這裡「檔案 > 下載 > PDF」將他們下載回你的電腦中。

如果你選擇下載 EXCEL 則是會下載整份文件。

五、下次要怎麼使用?

你可以如同上面下載個別完成的出貨單後,清空「顧客資訊」填入新的就可以繼續使用了;或是你可以將這份文件命名,然後建立一個新的副本,就像前面你從我的範本建立一樣,建立一個新的繼續使用,不過因為你是建立自己已經做好的版本,所以公司資訊等等都不用再填了,一樣只要貼上顧客資訊以及編輯正確的產品和金額就好囉!